Inzicht in Bestuursrecht stond in 2019 in het thema van 25 jaar Algemene wet bestuursrecht (Awb). De afgelopen 25 jaar heeft de Awb bewezen voor veel vragen een kader en antwoorden te bieden. In een aantal interactieve brainstormsessies hebben wij samen met de deelnemers aan Inzicht in Bestuursrecht onderzocht hoe het bestuursrecht ook een kader en oplossing kan bieden voor vier actuele problemen. In de brainstormsessie ‘Digitaal communiceren met de overheid – Kansen met het nieuwe wetsvoorstel’ zijn Irene van der Heijden en Anna van Gijssel ingegaan op digitaal communiceren met de overheid.

In deze brainstormsessie kwam het Wetsvoorstel modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer aan bod, waarbij samen met de deelnemers is nagedacht over de kansen en uitdagingen die het daarin geïntroduceerde recht op ‘digitaal zaken doen met de overheid’ en de zorgplicht om aan burgers gepaste ondersteuning te bieden voor bestuursorganen met zich meebrengt.

In dit blog doen zij verslag van deze brainstormsessie.

Het wetsvoorstel, dat momenteel aanhangig is bij de Tweede Kamer, introduceert een recht – maar geen plicht – voor de burger om digitaal zaken te doen met de overheid. Burgers krijgen het recht om ‘formele’ dan wel ‘officiële’ berichten digitaal aan het bestuursorgaan te verzenden. Officiële berichten betreffen kort gezegd alle berichten die in het kader van een procedure bij het bestuursorgaan worden verstuurd, zoals bijvoorbeeld aanvragen, klachten, Wob-verzoeken en bezwaarschriften.

 

Inhoud wetsvoorstel

In het eerste deel van de brainstormsessie is kort ingegaan op de inhoud van het wetsvoorstel.

Uitgangspunt van het wetsvoorstel is dat het bestuursorgaan de kanalen aanwijst via welke officiële berichten kunnen worden verstuurd. De aanwijzing van de kanalen moet het bestuursorgaan overeenkomstig artikel 3:42 van de Awb bekendmaken. Officiële berichten die door personen niet via het aangewezen kanaal worden verstuurd kunnen door het bestuursorgaan worden geweigerd. Onder omstandigheden kan het bestuursorgaan verplicht zijn het bericht door te leiden naar het juiste kanaal. Echter, het niet aanwijzen van een kanaal (of het niet bekendmaken van het kanaal) voor een bepaald officieel bericht, wordt door de wetgever gesanctioneerd met de verplichting voor het bestuursorgaan om die berichten in behandeling te nemen ongeacht waar ze worden ingestuurd.

Tijdens de brainstormsessie is besproken dat het wetsvoorstel aan bestuursorganen de kans biedt om de regie te nemen in het digitale verkeer met de burger. De deelnemers zagen bijvoorbeeld een groot voordeel in de mogelijkheid om één kanaal aan te wijzen voor het verzenden van Wob-verzoeken. Daarbij wordt voorkomen dat Wob-verzoeken binnen de organisatie verdwalen, zoals nu nog weleens gebeurt. Naast de mogelijkheid om specifieke kanalen in te richten voor officiële berichten, krijgen bestuursorganen de bevoegdheid om vormvoorschriften te verbinden aan de officiële berichten. Bestuursorganen kunnen door middel van het gebruik van specifieke webformulieren bepalen hoe en welke gegevens bij een officieel bericht kunnen worden geüpload en verstuurd. Factoren die meespelen bij het inrichten van webformulieren zijn (onder andere) gebruikersvriendelijkheid, authenticatie en de mogelijkheid om bestanden versleuteld te verzenden.

Tijdens de brainstormsessie kwam naar voren dat een aandachtspunt bij het implementeren van het wetsvoorstel in de praktijk is dat het wetsvoorstel ingewikkelde voorschriften geeft voor de omgang met officiële berichten die niet via het juiste kanaal zijn verstuurd. Om te weten of een bestuursorgaan verplicht is om een digitaal ontvangen bericht in behandeling te nemen, en welke termijnen daarbij gaan lopen, moet bij diverse (voor)vragen worden stilgestaan, zoals

(i) is er sprake van een officieel bericht;
(ii) is daar een (ander) kanaal voor aangewezen en is dat bekendgemaakt;
(iii) is het bestuursorgaan verplicht het bericht door te leiden naar de juiste afdeling;
(iv) is de behandeltermijn gaan lopen?

Om meer helderheid te verkrijgen ten aanzien van de stappen die het bestuursorgaan in een dergelijke situatie volgens het wetsvoorstel dient te volgen, hebben Anna en Irene ter verheldering onderstaand stroomschema opgesteld. Bestuursorganen wordt geadviseerd om voorafgaande aan de inwerkingtreding van de wet goed na te denken over de wijze waarop deze regels in hun beleid voor het digitale verkeer worden meegenomen.

stroomschema digitaal communiceren

 

Introductie zorgplicht

Vervolgens werd in de brainstormsessie stilgestaan bij de introductie van de zorgplicht voor bestuursorganen om burgers te ondersteunen in het zaken doen met de overheid. In het wetsvoorstel wordt aan artikel 2:1 Awb toegevoegd dat het bestuursorgaan zorg moet dragen voor passende ondersteuning bij het verkeer tussen de burger en het bestuursorgaan. Deze zorgplicht is niet beperkt tot het digitale verkeer tussen de burger en het bestuursorgaan maar ziet ook op al het overige verkeer. Bestuursorganen moeten beleid gaan vaststellen waarin per dienst en doelgroep de mate van ondersteuning wordt bepaald. Op basis van dit beleid kunnen burgers aanspraak maken op die ondersteuning. In het beleid dient rekening gehouden te worden met technische ontwikkelingen en ontwikkelingen in de maatschappij zoals verdere digitalisering of juist vergrijzing. Het beleid dient dan ook regelmatig geactualiseerd te worden.

Tijdens de brainstormsessie werd gediscussieerd over de wijze waarop bestuursorganen invulling kunnen geven aan deze zorgplicht. Een voorstel werd gedaan voor het introduceren van een zogeheten ‘zorgplichtambtenaar’, die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het beleid ter uitvoering van de zorgplicht. Daarbij kwam de vraag op of een dergelijke zorgplichtambtenaar een interne functie zou kunnen krijgen, vergelijkbaar met de functionaris gegevensbescherming. Of dat een zorgplichtambtenaar zou kunnen fungeren als aanspreekpunt voor burgers die vastlopen in de communicatie met de overheid.

Aan het einde van de brainstormsessie werd geconcludeerd dat het wetsvoorstel de ruimte geeft om de digitaal vaardige burger te faciliteren. Daarnaast biedt het wetsvoorstel kansen om allerlei (vaak nu nog ongeregelde) informatiestromen te kanaliseren. Dit kanaliseren vergt van het bestuursorgaan goede organisatie waarbij nagedacht moet zijn over de precieze inrichting van de kanalen. Voorts wordt door het introduceren van de zorgplicht voorkomen dat de niet digitale burger uit het oog wordt verloren.

 

Heeft u vragen over digitale communicatie? Wij denken graag met u mee.

Share This