Zowel voor de rechter als voor partijen in een bestuursrechtelijke procedure is het relevant om te weten welke stukken tot de “op de zaak betrekking hebbende stukken” behoren. Het bestuursorgaan is immers gehouden alle op de zaak betrekking hebbende stukken over te leggen (artikel 8:42 Awb). In de praktijk is de reikwijdte van het begrip “op de zaak betrekking hebbende stukken” niet altijd duidelijk. Dit leidt met regelmaat tot discussie en tot procedurele complicaties die kunnen afleiden van de kern van de zaak.
Bij arrest van 4 mei 2018 heeft de Hoge Raad in een belastingzaak een aantal (nadere) vuistregels geformuleerd met betrekking tot de definitie van “op de zaak betrekking hebbende stukken”. In het arrest geeft de Hoge Raad ook handvatten voor de wijze waarop met elektronisch vastgelegde gegevens moet worden omgegaan.
Wat zijn volgens de Hoge Raad op de zaak betrekking hebbende stukken?
De Hoge Raad stelt in het arrest voorop dat artikel 8:42 Awb ertoe strekt dat gegevens die voor de beoordeling van het in beroep bestreden besluit van belang zijn door het bestuursorgaan (in dit geval: de inspecteur van de Belastingdienst) aan de rechter en de wederpartij ter beschikking worden gesteld. Het doel hiervan is dat wordt gewaarborgd dat het geschil wordt beslecht op basis van alle relevante feitelijke gegevens die aan het bestuursorgaan ter beschikking staan, zodat de belanghebbende zich daarover kan uitlaten en de rechter daarmee bij zijn beoordeling rekening kan houden.
Vuistregels
Vervolgens geeft de Hoge Raad in het verlengde van eerdere rechtspraak (HR 10 april 2015, ECLI:NL:HR:2015:874) een paar extra vuistregels om te bepalen of er sprake is van op de zaak betrekking hebbende stukken. Samengevat luiden deze vuistregels als volgt:
- Op de zaak betrekking hebbende stukken zijn alle stukken die het bestuursorgaan ter beschikking staan of heeft gestaan en die van belang kunnen zijn voor de beslechting van (nog) bestaande geschilpunten.
- Op de zaak betrekking hebbende stukken zijn dus niet beperkt tot de stukken die het bestuursorgaan heeft gebruikt ter onderbouwing van het besluit.
- Stukken die het bestuursorgaan wel heeft gebruikt ter onderbouwing van het besluit, maar die voor de beslechting van het geschil niet (meer) van belang zijn behoren niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken. Het gaat dan bijvoorbeeld om stukken die zien op een onderdeel van het besluit dat niet (meer) ter discussie staat.
- Stukken die zich onder derden bevinden en niet aan het bestuursorgaan zijn verstrekt, terwijl het bestuursorgaan wel bekend is met het bestaan van deze stukken, hoeft het bestuursorgaan niet over te leggen.
- Als een stuk passages bevat die op de zaak betrekking hebben, is dit stuk in zijn geheel als op de zaak betrekking hebbend stuk aan te merken. Het moet dan in zijn geheel worden overgelegd.
- Stukken die eerst in de loop van een procedure ter beschikking komen van het bestuursorgaan behoren ook tot de op de zaak betrekking hebbende stukken. Het bestuursorgaan dient deze stukken onverwijld aan de rechter toe te sturen.
- Bij discussie tussen partijen over de vraag of een bepaald stuk op de zaak betrekking heeft, moet de rechter de beschikking krijgen over dit stuk om daarover een oordeel te (kunnen) geven.
Zijn elektronische gegevens “op de zaak betrekking hebbende stukken”?
Elektronisch vastgelegde gegevens vallen volgens de Hoge Raad ook onder “stukken” als bedoeld in artikel 8:42 Awb. Dat betekent dat ook elektronische stukken overgelegd moeten worden wanneer deze stukken van belang zijn voor de beslechting van (nog) bestaande geschilpunten.
Deze verplichting geldt echter niet onbegrensd. Software en andere elektronische gegevens voor gegevensopslag, - bewerking, -verwerking of-beheer zijn in beginsel niet aan te merken als op de zaak betrekking hebbende stukken. Zulke programma’s en systemen bevatten doorgaans zelf geen gegevens die op de zaak betrekking hebben. Voor gegevens die worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of beheerd in databases geldt dat zij in beginsel als op de zaak betrekking hebbende stukken zijn aan te merken voor zover zij van belang en raadpleegbaar zijn met het oog op de aan de orde zijnde zaak. Die digitale gegevens moeten in de procedure in de vorm van een afdruk of op andere geschikte wijze ter beschikking worden gesteld.
Betekenis van dit arrest voor de praktijk
Tot nu toe kwalificeerde de Hoge Raad “op de zaak betrekking hebbende stukken” als alle stukken “die het bestuursorgaan ter beschikking hebben gestaan en die een rol hebben gespeeld bij de besluitvorming” (HR 10 april 2015, ECLI:NL:HR:2015:874). De andere hoogste bestuursrechters volgden die lijn (bijvoorbeeld CBb 11 januari 2017, ECLI:NL:CBB:2017:1 en ABRvS 21 juni 2017, ECLI:NL:RVS:2017:1634).
Met het arrest van 4 mei 2018 heeft de Hoge Raad dit criterium gewijzigd. De vraag of een stuk als “op de zaak betrekking hebbend” moet worden aangemerkt wordt als gevolg van de nieuwe vuistregels een stuk casuïstischer. De beantwoording van die vraag wordt immers afhankelijk van de omvang van het geschil tussen partijen. Daardoor is op voorhand niet met zekerheid te zeggen of een stuk tot de op de zaak betrekking hebbende stukken behoort.
Ik verwacht dan ook dat er de komende tijd tussen partijen nog meer discussie zal ontstaan over welke stukken aan het procesdossier moeten worden toegevoegd. Het is uiteindelijk aan de rechter zich daarover een oordeel te vormen. Met de vuistregels van de Hoge Raad in de hand heeft de rechter in ieder geval meer ruimte dan voorheen om te bepalen of een stuk al dan niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken behoort. Ik ben benieuwd hoe de jurisprudentie zich op dit punt zal ontwikkelen.
Bron: HR 4 mei 2018, ECLI:NL:HR:2018:672
